Autor: mariona

Quan una cadena decideix obrir botiga per Nadal, l’error més comú no és pressupostari: és de calendari. Al juliol es tanquen les decisions Q4 al retail i, tot i això, molts operadors pensen que tenen marge per llançar el projecte executiu al setembre. No el tenen. Una obertura operativa el 15 de novembre (data mínima per capitalitzar Black Friday i la campanya de Nadal) exigeix començar a moure fitxa ara.

El calendari invers per obrir botiga per Nadal

Després de dècades treballant amb cadenes nacionals i internacionals en obertures Q4, sabem que el calendari real es construeix cap enrere. Concretament, des de la data d’obertura, els terminis mínims són aquests:

• -2 setmanes: reposició inicial de producte, formació d’equip i proves d’operativa.
• -6 setmanes: entrada d’obra completada, instal·lacions i mobiliari muntat.
• -10 setmanes: inici d’obra a peu de local.
• -14 setmanes: permís d’obra aprovat i llicència d’activitat en curs.
• -18 setmanes: comanda tancada del mobiliari específic i elements a mida.
• -22 setmanes: projecte executiu tancat, plànols validats i pressupost d’obra aprovat.

Per tant, si l’objectiu és obrir el 15 de novembre, el projecte executiu ha d’estar tancat cap a mitjans de juny. Al juliol ja estem en fase de comandes crítiques.

Els tres punts on les obertures Q4 s’ensorren

Al llarg de la nostra trajectòria hem vist tres colls d’ampolla que es repeteixen quan una cadena vol obrir botiga per Nadal:

1. Subestimar els terminis de fabricació. El mobiliari específic de retail (expositors a mida, taulells, il·luminació d’accent) té terminis de 8 a 12 setmanes. Per exemple, encarregar-lo al setembre és arribar tard.
2. Retardar la tramitació de llicències. Segons el municipi, un canvi d’ús o una llicència d’activitat poden allargar-se de 6 a 10 setmanes. En canvi, alguns ajuntaments tenen procediments específics que cal preveure des del primer dia.
3. Comprimir la fase d’operativa. Una botiga oberta sense reposició estable ni equip format perd els primers caps de setmana crítics de campanya. Dit d’una altra manera: no compensa l’esforç d’obrir a temps si l’operativa no acompanya.

Cada dia de retard en un d’aquests fronts, per tant, es paga en dies de vendes de campanya perduts.

Què decidir aquest juliol

Si tens un local identificat i un pressupost aprovat, aquest mes cal tancar tres coses: el projecte executiu, l’estudi d’implantació operativa i el calendari de comandes. Sense això, novembre deixa de ser una data realista i passa a ser un desig.

Quantes obertures Q4 has ajornat al gener perquè el calendari es va començar a construir dos mesos massa tard?

Al juliol es prenen les decisions que fan possible una reforma oficina a l’agost. Qui espera al setembre, ho farà al gener següent, perquè el mes de vacances és la finestra que no es repeteix. La qüestió, per tant, no és si val la pena aprofitar-lo, sinó quines decisions cal tenir tancades abans del 25 de juliol per arribar-hi.

Reforma oficina a l’agost: el calendari real

Un projecte d’aquest tipus té quatre fases i cap marge. Primer, les decisions definitives es tanquen durant les primeres tres setmanes de juliol. Després, entre el 25 de juliol i l’1 d’agost, s’executen els encàrrecs de material i es formalitzen contractes amb industrials.

A continuació, l’agost s’utilitza íntegrament per a l’obra. Finalment, la primera setmana de setembre es reserva a acabats, neteja i posada en marxa dels sistemes. Comptem, doncs, amb quatre-cinc setmanes efectives d’obra: poques, si es plantegen des del juny amb un brief obert; suficients, si es planifiquen ara amb una definició tancada.

Punts crítics que cal tancar al juliol

Al llarg de la nostra trajectòria a ARC Disseny, hem vist que els retards d’una reforma oficina a l’agost solen venir dels mateixos cinc punts, tots decidibles al juliol:

• Abast i plànols definitius. Cap canvi d’abast a partir del 20 de juliol. Un moviment de tabic decidit el 5 d’agost esborra dues setmanes de planificació.
• Materials amb terminis confirmats. Paviments tècnics, mobiliari a mida i llum decorativa necessiten, en efecte, entre quatre i sis setmanes de fabricació. Per això, les comandes signades a mitjans de juliol o no arriben.
• Industrials reservats. Electricistes, climatització i fusteria, així mateix, treballen a agost sota reserva prèvia. Buscar-los el 30 de juliol és començar tard.
• Llicències i comunicats. L’ajuntament, la propietat de l’edifici i la comunitat d’usuaris tenen terminis propis. A Barcelona i Madrid, cal comptar amb dues o tres setmanes de tramitació.
• Logística de desmuntatge. Trasllat d’equips informàtics, retirada de mobiliari existent i coordinació amb IT no s’improvisen la darrera setmana.

La decisió que sovint es passa per alt

L’ordre d’entrega del mobiliari nou. En reformes d’oficines de mitjana i gran escala, l’obra pot estar acabada el 30 d’agost però l’equipament arribar el 12 de setembre, i el retorn dels equips queda en suspens. Per tant, la data de recepció del mobiliari s’ha de fixar abans que la de l’obra, no després.

Si sou responsables d’un espai de treball amb cent o més persones, tenir tancades aquestes cinc decisions abans del 25 de juliol és el que separa un setembre operatiu d’un octubre en obres. Quines encara teniu obertes?

Quan vam tancar el nostre primer encàrrec, el 1980, no existien ni el CAD ni Pinterest. Avui, després de més de 2.000 clients i quatre dècades dedicades a projectes d’interiorisme, a ARC Disseny hem comprès que les eines canvien constantment, però les preguntes essencials gairebé mai. Aquest article és un resum del que ens han ensenyat aquests anys treballant a Barcelona, l’Estat espanyol i a l’estranger.

Què ha canviat en quatre dècades dels projectes d’interiorisme

Els processos s’han accelerat, els materials s’han diversificat i el client, sobretot, ha canviat: arriba amb més referències, més pressa i expectatives molt més concretes que als anys vuitanta.

Concretament, hem vist transformar-se:

• Les eines de representació, del paper vegetal als renders fotorealistes en temps real.
• L’oferta de materials, amb opcions sostenibles que abans no existien al mercat.
• El temps de decisió, més curt en residencial i molt més estructurat en retail i hospitality.
• El paper del client, més implicat en la fase creativa que mai.

Tot i això, hi ha una part del nostre treball que no s’ha mogut gens. I és, probablement, la més rellevant.

El que es manté igual (i probablement no canviarà)

Hi ha tres veritats que es repeteixen encàrrec rere encàrrec, sigui una botiga internacional, una oficina a Sarrià o un habitatge familiar al centre de Barcelona.

Primera: la llum mana. Tot el que decidim després, en depèn. Per això sempre comencem entenent com es comporta l’espai a diferents hores del dia.

Segona: l’ús real importa més que la imatge. Un projecte que es veu espectacular el dia de la inauguració, però que es viu malament al cap de sis mesos, és un projecte fallit. Així ho hem comprovat sovint.

Tercera: el detall constructiu defineix el resultat final. El concepte s’imagina, però es construeix amb fusters, instal·ladors i industrials de confiança. Per tant, qui no controla l’obra perd el control del projecte.

Els errors que continuen apareixent

Després de tants clients, encara veiem qui prioritza l’estètica sobre la funcionalitat, qui escurça terminis crítics o qui elimina partides clau del pressupost al final. En definitiva, els errors no envelleixen tant com els materials.

La funcionalitat com a brúixola

Ray Eames ho va resumir millor que ningú: el que funciona bé perdura en el temps. Aquesta frase, més que un eslògan, és el filtre amb què revisem cada projecte abans de tancar-lo.

Per això, davant qualsevol encàrrec, a ARC Disseny ens fem la mateixa pregunta: això continuarà funcionant d’aquí a deu anys? Si la resposta és sí, anem bé.

Si haguéssiu de quedar-vos amb una sola lliçó de quaranta anys fent projectes d’interiorisme, quina creieu que seria?

Cada dilluns, un directiu mira la planta de l’oficina i compta cadires buides. El teletreball ha canviat les regles: ara l’espai presencial ha de justificar per què val la pena agafar el metro. Una reforma d’oficines ben pensada deixa de ser una despesa estètica i passa a ser una decisió de negoci.

Per què una reforma d’oficines avui no va d’estètica

L’oficina ja no competeix amb una altra oficina. Competeix amb el menjador de casa, amb una cafeteria amb wifi i amb un coworking a deu minuts. Per això, quan un equip ve presencialment, espera trobar-hi alguna cosa que a casa no té: concentració real, sales decents per parlar amb clients, i companys amb qui creuar-se sense haver de programar una videotrucada.

Hem vist que les empreses que reformen ara busquen tres coses concretes:

• Espais de concentració protegits, no només sales de reunions. Una cabina insonoritzada val més que una sala de quinze persones que ningú reserva.
• Zones de trobada informal prop del cafè, no amagades en una cantonada. La conversa de passadís és el motiu pel qual la gent torna.
• Flexibilitat real: mobiliari que es mou, parets que es reconfiguren, taules que serveixen tant per a una reunió de quatre com per a un workshop de quinze.

Estudi d’interiorisme o proveïdor de mobiliari?

Aquí és on moltes empreses tropecen. Trucar directament al proveïdor de mobiliari és ràpid i, en aparença, més barat. El problema és que aquest proveïdor et ven cadires, no et resol l’espai. Un estudi, en canvi, comença per l’altra banda: com treballa el teu equip, quin flux fa la gent al matí, on s’acumula soroll.

Errors habituals que ens trobem

• Reformar pensant en la plantilla d’abans del 2020, quan ara només ve el 60%.
• Posar massa taules fixes i poques sales petites; resultat: plantes mig buides i sales sempre ocupades.
• Triar mobiliari pel catàleg abans de decidir què ha de passar en cada zona.

A ARC Disseny, quan abordem una reforma d’oficines, comencem per una cosa avorrida però crítica: comptar. Quanta gent ve cada dia, a quina hora, què hi fa. Sense aquestes dades, qualsevol proposta és decoració.

L’impacte que sí es nota

Un espai ben resolt no «augmenta la productivitat» per art de màgia. El que fa és treure friccions: menys soroll quan cal concentrar-se, més trobades quan cal alinear-se, i una sensació d’orgull quan algú porta un client a l’oficina. Aquesta última és, sovint, la que costa més de mesurar i la que més pesa a l’hora de retenir talent sènior.

Així doncs, si l’oficina ha de competir amb el sofà de casa, quina raó dones avui al teu equip per venir-hi?

Tens reunions a les nou del matí i el saló és l’únic lloc disponible. Si vius en un pis de 60 m² i treballes des de casa, saps exactament de quin problema parlem. Per tant, configurar un espai de teletreball eficient no és qüestió de metres: és qüestió de decisions.

Separació visual, acústica i funcional sense tocar cap paret

El primer error que observem és intentar «fer passar» un racó del menjador per despatx sense cap delimitació. Com a resultat, apareix la distracció constant, les reunions amb el sofà de fons i la incapacitat per desconnectar al final del dia. Per evitar-ho, treballa amb tres tipus de separació:

• Visual: una estanteria, un biombó o una planta gran poden marcar el límit entre la zona laboral i la resta del saló. No cal que sigui opac; n’hi ha prou que el canvi sigui perceptible.
• Acústica: una catifa gruixuda, cortines de lli o panells de suro redueixen el ressò. En pisos amb paviment dur, a més, la diferència és molt notable.
• Funcional: la taula de treball ha de tenir il·luminació pròpia, independent de la llum ambient. Concretament, un flexo dirigit crea un «mode treball» mental que el cervell acaba associant amb la productivitat.

L’espai de teletreball ben equipat: mobiliari que no sobra

En pisos petits, cada moble ha de justificar la seva presència. Per això, recomanem prioritzar opcions verticals —prestatgeries fins al sostre— i superfícies plegables que alliberen la circulació quan no s’usen.

Per exemple, una taula abatible fixada a la paret ofereix una superfície de treball digna i, tancada, ocupa menys de 15 cm de profunditat. Combinada amb un tamboret apilable, el conjunt pràcticament desapareix. És a dir, guanyes espai sense renunciar a funcionalitat.

D’altra banda, la cadira importa molt més del que sembla. Sis o vuit hores assegut en una cadira de menjador passen factura. En canvi, una cadira ergonòmica bàsica —no cal que sigui cara— marca una diferència real en el benestar diari.

A ARC Disseny hem acompanyat molts clients en aquest procés. Concretament, hem transformat racons de saló en espais funcionals i estètics, sense obra i sense renunciar a la personalitat de la llar.

No oblidis el ritual de desconnexió

Finalment, hi ha un element que sovint s’oblida: la desconnexió física. Guardar l’ordinador en un calaix, abaixar una persiana enrollable o tapar la taula amb un teixit pot ser suficient per marcar el final de la jornada. Dit d’una altra manera, l’espai de teletreball no ha d’estar sempre visible.

Així doncs, quan la feina acaba, el saló ha de tornar a ser saló. I tu, tens clar on acaba la jornada i on comença la vida a casa teva?

Signes el contracte per a la reforma de bany al març amb la idea d’estrenar-lo a l’estiu. Però arriba juliol, les obres encara no han acabat i tu portes setmanes menjant a peu de runa. Hem vist aquesta situació més vegades de les que voldríem, i gairebé sempre respon als mateixos errors.

Per on fallen els terminis d’una reforma de bany

El problema rarament és l’estudi o l’empresa constructora. Sovint, la causa és una combinació de factors que ningú no va posar damunt la taula des del principi. I quan surten, ja és massa tard per corregir-los sense cost.

Els tres errors que allarguen més els terminis:

• Decisions que canvien a mig camí. Triar la rajola nova quan ja han arrancat l’antiga provoca parades i comandes urgents. Cada canvi de criteri suma dies —a vegades setmanes— al calendari.
• Esperes de material no previstes. Alguns productes, sobretot els de gamma alta o d’importació, poden trigar entre quatre i vuit setmanes en arribar. Si no s’han demanat abans d’iniciar les obres, el calendari se’n ressent de seguida.
• Descoordinació entre industrials. Quan el llauner, l’electricista i el col·locador no saben exactament quan els toca treballar, apareixen buits improductius. Per exemple: l’electricista arriba un dia que el fals sostre ja està tancat i cal reobrir.

En definitiva, el temps no es perd per mala sort. Es perd per falta de planificació compartida.

Com treballar amb un estudi professional per respectar els terminis

A ARC Disseny hem establert un protocol que apliquem des del primer dia. No és cap secret: és metodologia.

Abans d’iniciar cap obra, definim amb el client tots els materials i acabats. Concretament, treballem amb una fitxa de projecte tancada que especifica cada element —paviment, sanitaris, il·luminació— amb el seu proveïdor i termini de lliurament. Així, quan comencen les obres, tot el que cal ja s’ha demanat o confirmat.

A més, coordinem l’agenda de cada industrial amb un calendari setmanal compartit. D’aquesta manera, cada ofici entra quan l’anterior ha acabat, sense esperes ni interrupcions. Tot i això, sempre reservem un marge de flexibilitat per als imprevistos menors que qualsevol obra comporta.

El resultat és una reforma de bany que avança de manera previsible. No perfecta —les obres sempre guarden alguna sorpresa—, però sí controlada i transparent per al client.

Estàs a punt per reformar sense imprevistos?

Molts clients arriben a la primera reunió amb nosaltres havent viscut ja una experiència frustrant. Per això, el que més valoren no és el disseny: és saber que el termini que firmem es respectarà.

I tu, ja saps quines preguntes hauràs de fer quan demanis pressupost per a la teva propera reforma?