Reforma oficina a l’agost: què decidir al juliol

Al juliol es prenen les decisions que fan possible una reforma oficina a l’agost. Qui espera al setembre, ho farà al gener següent, perquè el mes de vacances és la finestra que no es repeteix. La qüestió, per tant, no és si val la pena aprofitar-lo, sinó quines decisions cal tenir tancades abans del 25 de juliol per arribar-hi.

Reforma oficina a l’agost: el calendari real

Un projecte d’aquest tipus té quatre fases i cap marge. Primer, les decisions definitives es tanquen durant les primeres tres setmanes de juliol. Després, entre el 25 de juliol i l’1 d’agost, s’executen els encàrrecs de material i es formalitzen contractes amb industrials.

A continuació, l’agost s’utilitza íntegrament per a l’obra. Finalment, la primera setmana de setembre es reserva a acabats, neteja i posada en marxa dels sistemes. Comptem, doncs, amb quatre-cinc setmanes efectives d’obra: poques, si es plantegen des del juny amb un brief obert; suficients, si es planifiquen ara amb una definició tancada.

Punts crítics que cal tancar al juliol

Al llarg de la nostra trajectòria a ARC Disseny, hem vist que els retards d’una reforma oficina a l’agost solen venir dels mateixos cinc punts, tots decidibles al juliol:

• Abast i plànols definitius. Cap canvi d’abast a partir del 20 de juliol. Un moviment de tabic decidit el 5 d’agost esborra dues setmanes de planificació.
• Materials amb terminis confirmats. Paviments tècnics, mobiliari a mida i llum decorativa necessiten, en efecte, entre quatre i sis setmanes de fabricació. Per això, les comandes signades a mitjans de juliol o no arriben.
• Industrials reservats. Electricistes, climatització i fusteria, així mateix, treballen a agost sota reserva prèvia. Buscar-los el 30 de juliol és començar tard.
• Llicències i comunicats. L’ajuntament, la propietat de l’edifici i la comunitat d’usuaris tenen terminis propis. A Barcelona i Madrid, cal comptar amb dues o tres setmanes de tramitació.
• Logística de desmuntatge. Trasllat d’equips informàtics, retirada de mobiliari existent i coordinació amb IT no s’improvisen la darrera setmana.

La decisió que sovint es passa per alt

L’ordre d’entrega del mobiliari nou. En reformes d’oficines de mitjana i gran escala, l’obra pot estar acabada el 30 d’agost però l’equipament arribar el 12 de setembre, i el retorn dels equips queda en suspens. Per tant, la data de recepció del mobiliari s’ha de fixar abans que la de l’obra, no després.

Si sou responsables d’un espai de treball amb cent o més persones, tenir tancades aquestes cinc decisions abans del 25 de juliol és el que separa un setembre operatiu d’un octubre en obres. Quines encara teniu obertes?